Cómo optimizar el envío de archivos grandes o pesados por correo.

Sabemos que la eficacia y la agilidad en el trabajo diario exigen, en muchas ocasiones, enviar archivos grandes por correo o, en su defecto, buscar formas alternativas para compartirlos de forma efectiva con otras personas.

Sin embargo, mandar un archivo demasiado pesado por Internet, suele generalmente resultar un poco complicado o a veces incluso casi imposible.
Esto es debido a ciertas restricciones que imponen los propios proveedores de los servicios de correo o mailing al abrir o hacer un correo hotmail o gmail entre otros.

De hecho, la mayoría de servidores de email rechazan archivos adjuntos de gran tamaño. Muchos están configurados para soportar un máximo de aproximadamente unos 20 ó 30 Mb.

Es por ello, que cuando intentamos superar ese tope, debido a que necesitemos compartir con compañeros o clientes documentos de mayores proporciones, debamos buscar otras posibilidades más adaptadas a estas necesidades.

Motivos por los que utilizar herramientas para enviar archivos grandes por correo

Si normalmente trabajas desde casa o desde una oficina en la que debas compartir contenidos con tus clientes o incluso con otros compañeros del departamentos, el handicap del peso de los archivos siempre suele estar presente.

1) Envío de adjuntos suelen estar limitado
Y es que, por ejemplo, en el caso de que decidas crear un Gmail para tus correos, éste nos permite adjuntar documentos de un máximo de hasta 25 Mb.
Esta capacidad se debe contar incluyendo el texto y los archivos adjuntos. Outlook, en su versión completa, permite tan sólo 10 MB.

2) Imágenes de gran tamaño
Las fotografías de solemos usar hoy en día pueden estar en RAW, JPG o PNG, entre otros formatos. Las cámaras digitales actuales hacen fotografías de gran calidad, con grandes dimensiones, para que la resolución sea buena.
Esto multiplica su tamaño y algunas ocupan hasta 6 ó 7 Mb. Por eso, cuando se envían más de 2 ó 3 fotografías, se deben dividir los envíos en dos o tres correos, lo que desorganiza y ralentiza el procedimiento.

3) Los programas de compresión de archivos no hacen «milagros»
Hay muchas personas que tratan de enviar varios archivos grandes o de gran peso por correo comprimiéndolos en un documento WinRAR o Winzip.
Sin embargo, hacerlo así solo los reduce en unos pocos MB el tamaño y, aunque compacta todos los archivos en uno solo, no supone ningún avance en relación a la facilidad del envío a través de email.

4) El audio y vídeo hacen imposible su envío vía mail
Documentos audiovisuales creados o editados en programas para tales efectos también son susceptibles de tener que buscar alternativas Online para su envío.
Al igual que en el caso anterior, cuando se envía contenido de este tipo, suele estar vinculado a archivos grandes de audio y vídeo, que los hacen muy pesados e imposible de enviar por correo electrónico, por su gran tamaño.

5) Algunos tipos de PDFs
Hay documentos que se encuentran en este formato que ocupan poco espacio, pero cuando son de varias páginas y tienen una buena resolución, superior a 200 o 300 píxeles por pulgada, el tamaño resultante suele superar los 10 megas.
Es a partir de ahí cuando debemos pensar en editar el PDF o en buscar plataformas para enviar archivos grandes para su envío por email.

6) Presentaciones en Power Point demasiado cargadas
Hay documentos que se encuentran en este formato que ocupan poco espacio, pero cuando son de varias páginas y tienen una buena resolución, superior a 200 o 300 píxeles por pulgada, el tamaño resultante suele superar los 10 megas.
Es a partir de ahí cuando debemos pensar en editar el PDF o en buscar plataformas para enviar archivos grandes para su envío por email.

Herramientas para enviar archivos grandes por Internet

Cuando necesitas mandar vídeos, fotografías, presentaciones o cualquier otro archivo de gran peso, existen plataformas que ofrecen la posibilidad de realizar los envíos, incluso sin estar registrados en ellas.

1. Wetransfer

Una de las primeras plataformas para enviar archivos grandes y una de las más usadas.

Características Principales:

• Tiene una versión completa en español.
• Servicio básico gratuito hasta 2 GB.
• Se puede usar en múltiples dispositivos y sistemas operativos.
• No hace falta estar registrado para poder recibir los archivos.
• Tiene un útil sistema que te avisa cuando el destinatario ha descargado el envío.

Acceso a Wetransfer: https://wetransfer.com/

2. FirefoxSend

Firefox Send te permite compartir archivos con cifrado de extremo a extremo y un enlace que caduca automáticamente. Así que puedes mantener lo que compartes en privado y asegurarte de que tus cosas no permanezcan en línea para siempre..

Características Principales:

• Versión completa en español, y más idiomas.
• Servicio básico gratuito hasta 1 GB y estando registrado (gratis) hasta 2.5Gb.
• Se puede usar en múltiples dispositivos y sistemas operativos.
• Es mejor estar registrado para poder envisar archivos encriptados y gozar de toda su funcionalidad.
• Caducidad de los envíos para mayor privacidad.

Acceso a Firefox Send: https://send.firefox.com/

Otras plataformas:

3. DropBox
4. SendSpace
5. Box
6. Google Drive